Orientações Normativas – Reitoria

Portaria Gab Ufersa nº 8 de 7 de fevereiro de 2023 – Art. 1º Instituir o Plano de Contratações Anual – PCA da Ufersa. Art. 2º O plano de contratações anual será elaborado no sistema PGC. Art. 3º Para fins desta Portaria, considera-se: I – autoridade competente – agente público com poder de decisão indicado formalmente como responsável por autorizar as licitações, os contratos ou a ordenação de despesas realizadas no âmbito do órgão. No caso da Ufersa, a autoridade competente habilitada para aprovação do PCA é a Reitora; II – requisitante – agente ou unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e requerê-la; III – área técnica – agente ou unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza; IV – documento de formalização de demanda – documento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação; V – plano de contratações anual – documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração; VI – setor de Contratações – unidade responsável pelo planejamento, pela coordenação e pelo acompanhamento das ações destinadas às contratações, no âmbito do órgão ou da entidade,  que no caso da Ufersa está representado pela Divisão de Aquisição de Materiais e Serviços – DMS da Pró-Reitoria de Administração – Proad; VII – PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações) – ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – Siasg, disponibilizada pelo Ministério da Economia, para elaboração e acompanhamento do plano de contratações anual; e VIII – demanda de TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação: são consideradas demandas de TIC aquelas estabelecidas no âmbito do SISP – Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação. § 1º Os papéis de requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado. § 2º A definição dos requisitantes e das áreas técnicas não ensejará, obrigatoriamente, a criação de novas estruturas nas unidades organizacionais dos órgãos e das entidades. § 3º As áreas requisitantes estarão cadastradas no PGC, conforme estabelecido no Anexo I desta portaria. CAPÍTULO II DA ELABORAÇÃO DO PCA Art. 4º O PCA deverá ser elaborado até o dia 15 de maio de cada exercício orçamentário e conterá todas as contratações que se pretende realizar no exercício subsequente. § 1º O período de que trata o caput compreenderá a elaboração, consolidação e aprovação do plano pela autoridade competente, ficando assim definidos os prazos: a) de 1º de fevereiro até o dia 1º de abril do ano de elaboração do plano de contratações anual: cadastro do DFD – Documento de Formalização de Demanda pelas Unidades Requisitantes, no sistema PGC; b) até o dia 30 de abril do ano de elaboração do plano de contratações anual: consolidação das informações registradas no sistema PGC, por parte da Divisão de Aquisição de Materiais e Serviços; e c) até o dia 15 de maio do ano de elaboração do plano de contratações anual: aprovação do PCA, pela Autoridade Competente e publicação do plano no PNCP – Portal Nacional de Contratações Públicas. Art. 5º Para elaboração do PCA, o requisitante deverá preencher o documento de formalização de demanda no PGC com as seguintes informações: I – justificativa da necessidade da contratação;  II – descrição sucinta do objeto; III – quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo anual; IV – estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado, de acordo com as orientações da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia; V – indicação da data pretendida para a conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidade das atividades do órgão ou da entidade; VI – grau de prioridade da compra ou da contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou pela entidade contratante; VII – indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro documento de formalização de demanda para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e VIII – nome da área requisitante e/ou técnica com a identificação do responsável. § 1º Os DFD´s deverão ser cadastrados de acordo com o objeto da contratação, podendo ter mais de um DFD cadastrado por requisitante. § 2º Para cumprimento do disposto no caput, os requisitantes deverão cadastrar as demandas. Art. 6º As demandas de contratação de Tecnologia da Informação e Comunicação deverão ser remetidas, à Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação – Sutic, para fins de análise, complementação de informações, caso necessário, compilação das demandas e padronização. § 1º A Sutic poderá apontar, a qualquer tempo, eventuais divergências relacionadas à padronização e adequação das demandas de TIC relativas a padrões, planos, diretivas ou outros, bem como solicitar ajustes à área técnica que realizou e/ou auxiliou o cadastro. § 2º A Sutic poderá estabelecer critérios e padrões para embasar a análise e compilação das demandas de TIC. Art. 7º As demandas deverão ser consolidadas pela DMS da Ufersa e adotará as medidas necessárias para: a) agregar, sempre que possível, os documentos de formalização de demanda com objetos de mesma natureza com vistas à racionalização das contratações; b) adequar e consolidar o PCA; e c) elaborar o calendário de contratações da Ufersa por grau de prioridade, considerando a data estimada para o início do processo da contratação e a disponibilidade orçamentária.  Art. 8º A autoridade competente deverá aprovar as contratações previstas no PGC, podendo: § 1º Reprovar itens do PCA ou devolvê-lo à Divisão de Materiais e Serviços – DMS, se necessário, para proceder aos ajustes junto aos requisitantes. Art. 9º Após aprovado, o PCA será disponibilizado, automaticamente, no Portal Nacional de Contratações Públicas. Parágrafo único. A Ufersa disponibilizará, em seu sítio eletrônico, o endereço de acesso ao seu plano de contratações anual no Portal Nacional de Contratações Públicas, no prazo de quinze dias, da data de encerramento das etapas de aprovação, revisão e alteração. CAPÍTULO III DA REVISÃO E DA ALTERAÇÃO Art. 10. Durante o ano de sua elaboração, o PCA poderá ser revisado e alterado por meio de inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses: I – no período de 15 de setembro a 15 de novembro do ano de elaboração do plano de contratações anual, para a sua adequação à proposta orçamentária; e II – na quinzena posterior à publicação da Lei Orçamentária Anual, para adequação do plano de contratações anual ao orçamento aprovado para aquele exercício. Parágrafo único. Nas hipóteses deste artigo, as alterações que ocorrerem no PCA deverão ser aprovadas pela autoridade competente nos prazos previstos nos incisos I e II do caput. Art. 11. Durante o ano de sua execução, o PCA poderá ser alterado por meio de justificativa aprovada pela autoridade competente. Parágrafo único. O plano de contratações anual atualizado e aprovado pela autoridade competente será disponibilizado automaticamente no PNCP. CAPÍTULO IV DA EXECUÇÃO Art. 12. A DMS verificará se as demandas encaminhadas constam no PCA antes de sua execução. Parágrafo único. As demandas que não constarem do PCA ensejarão a sua revisão, caso justificadas, e deverão ser aprovadas pela autoridade competente.  Art. 13. As demandas constantes do PCA serão formalizadas em processo de contratação, de acordo com o fluxo de contratações instituído pela Pró-Reitoria de Administração, com a antecedência necessária ao cumprimento da data pretendida de que trata o inciso V do caput do art. 6º. Art. 14. A partir de julho do ano de execução do PCA, a Divisão de Materiais e Serviços – DMS, conjuntamente elaborará os relatórios de riscos referentes à provável não efetivação da contratação de itens constantes no plano, até o término do exercício. § 1º O relatório de gestão de riscos deverá ser publicado a cada bimestre, devendo ser apresentado, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de cada ano. § 2º O relatório de que trata o § 1º será encaminhado à autoridade competente para adoção das medidas de correção pertinentes. § 3º As contratações planejadas e não realizadas até o final do exercício deverão ser justificadas quanto aos motivos de sua não consecução e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao plano de contratações do ano subsequente. CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 15. Os dirigentes e os servidores que utilizarem o PGC responderão administrativamente, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize o uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas. Parágrafo único. Os órgãos e as entidades assegurarão o sigilo e a integridade dos dados e das informações constantes do PGC e o protegerão contra danos e utilizações indevidas ou desautorizadas. Art. 16. Os procedimentos administrativos autuados ou registrados em conformidade com a Lei nº 14.133/2021, observará o disposto no Decreto nº 10.947/2022. Art. 17. Os casos omissos serão dirimidos pela Pró-Reitoria de Administração – Proad, Pró-Reitoria de Planejamento – Proplan e Reitoria, que poderão expedir normas complementares, para garantia da elaboração do PAC-Ufersa. Art. 18. Fica revogada a Portaria Ufersa/Gab nº 197, de 5 de março de 2020.